Prowadzenie samochodu służbowego za granicą często wymaga większej liczby dokumentów, niż wiele osób zakłada. Co do zasady samochód służbowy powinien być zarejestrowany w kraju, w którym firma ma siedzibę, jeśli pojazd został kupiony lub wzięty w leasing na firmę. Dotyczy to zarówno pracowników, jak i osób, które same są właścicielami firmy.
Na zasady wpływa przede wszystkim sposób używania pojazdu, czas jego użytkowania w innym kraju oraz to, czy jest wykorzystywany prywatnie, czy wyłącznie do celów służbowych.
Prywatne używanie samochodu służbowego
Jeśli samochód służbowy ma być używany prywatnie za granicą, powinno to jasno wynikać z umowy o pracę albo z oddzielnego pisemnego upoważnienia od pracodawcy. Jest to szczególnie ważne, gdy pojazd nie jest zarejestrowany na nazwisko kierowcy.
Podczas kontroli policja, służby celne lub inny organ mogą chcieć sprawdzić, czy kierowca rzeczywiście ma prawo używać pojazdu poza krajem rejestracji. Dlatego warto mieć przy sobie dokumenty wskazujące, kto jest właścicielem pojazdu, kto może go używać i czy dozwolone jest używanie prywatne.
Takim dokumentem może być na przykład umowa o pracę, zaświadczenie od pracodawcy lub inne pełnomocnictwo. Osoba, która chce posiadać osobny dokument potwierdzający, że właściciel pojazdu zatwierdził jego używanie międzynarodowe, może również zamówić AMVI card. AMVI card jest pełnomocnictwem do międzynarodowego używania pojazdu prowadzonego przez osobę inną niż zarejestrowany właściciel.
Warto jednak pamiętać, że taki dokument nie zastępuje lokalnych przepisów dotyczących rejestracji, podatków, ubezpieczenia ani zezwoleń. Służy przede wszystkim jako dokument pomocniczy, który pokazuje, że pojazd jest używany za zgodą właściciela.
Jazda w innym kraju przez mniej niż 6 miesięcy
Jeśli samochód służbowy jest używany w innym kraju UE przez krótszy okres, na przykład krócej niż 6 miesięcy, pojazd zwykle może pozostać zarejestrowany w kraju, w którym firma ma siedzibę. Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy pojazd jest używany do pracy, na przykład do wizyt u klientów, sprzedaży, realizacji zleceń lub przejazdów między różnymi miejscami pracy.
Przy regularnej jeździe w innych krajach kierowca powinien jednak być przygotowany na okazanie dokumentów. Może to być istotne podczas kontroli policyjnych, zwłaszcza gdy pojazd jest prowadzony wieczorem, w nocy, w weekendy albo w kraju, w którym kierowca przebywa również prywatnie.
Kierowca powinien więc mieć przy sobie dokumenty potwierdzające:
że pojazd jest samochodem służbowym,
że firma jest właścicielem pojazdu lub ma prawo nim dysponować,
że kierowca ma prawo używać pojazdu,
czy dozwolone jest używanie prywatne,
oraz jaki jest służbowy cel podróży.
W tym kontekście AMVI card może być także dokumentem uzupełniającym, jeśli pojazd nie jest zarejestrowany na kierowcę i trzeba wykazać, że jego używanie zostało zatwierdzone przez właściciela pojazdu. Należy traktować go jako praktyczny dokument pomocniczy, a nie jako gwarancję spełnienia wszystkich krajowych wymogów.
Jazda w innym kraju przez więcej niż 6 miesięcy
Jeśli samochód służbowy jest używany w innym kraju przez więcej niż 6 miesięcy, ocena sytuacji często staje się bardziej rygorystyczna. W wielu krajach organy mogą wymagać, aby pojazd został zarejestrowany w kraju, w którym jest faktycznie używany.
Oznacza to, że samochód służbowy używany przez dłuższy czas przez osobę mieszkającą lub pracującą w innym kraju może wymagać ponownej rejestracji w tym kraju. Może to dotyczyć również sytuacji, gdy pojazd nadal należy do firmy znajdującej się w innym kraju.
W niektórych krajach istnieją wyjątki od obowiązku rejestracji. W takim przypadku może być konieczne uzyskanie specjalnego zezwolenia od właściwego organu, aby pojazd mógł być przez dłuższy czas prowadzony z zagranicznymi tablicami rejestracyjnymi.
Główna zasada jest więc taka: krótkoterminowe używanie pojazdu w innym kraju często można rozwiązać dzięki właściwej dokumentacji, natomiast dłuższe używanie z reguły może prowadzić do obowiązku ponownej rejestracji albo konieczności uzyskania szczególnego wyjątku.
Podsumowanie
Przy prywatnym używaniu samochodu służbowego za granicą prawo do korzystania z pojazdu powinno jasno wynikać z umowy lub pełnomocnictwa. Przy jeździe przez mniej niż 6 miesięcy szczególnie ważne jest, aby móc wykazać, że pojazd jest używany za zgodą firmy oraz, jeśli ma to zastosowanie, że używanie prywatne jest dozwolone.
Jeśli pojazd jest używany w innym kraju przez więcej niż 6 miesięcy, należy wcześniej sprawdzić, czy trzeba go tam zarejestrować. W wielu przypadkach ponowna rejestracja może być wymagana, chyba że zastosowanie ma szczególny wyjątek.
Osoba, która chce uzupełnić swoją dokumentację, może zamówić AMVI card, ale należy używać go jako dokumentu pomocniczego potwierdzającego zgodę właściciela pojazdu, a nie jako zamiennika sprawdzenia przepisów obowiązujących w kraju, w którym pojazd będzie używany.