Керування службовим автомобілем за кордоном часто потребує більшої кількості документів, ніж багато хто очікує. Як правило, службовий автомобіль має бути зареєстрований у країні, де зареєстрована компанія, якщо транспортний засіб було придбано або взято в лізинг на ім’я компанії. Це стосується як працівників, так і осіб, які самі є власниками компанії.
На правила насамперед впливає те, як використовується транспортний засіб, як довго ним керують в іншій країні та чи використовується він приватно або виключно для роботи.
Приватне використання службового автомобіля
Якщо службовий автомобіль планується використовувати приватно за кордоном, це має бути чітко зазначено в трудовому договорі або в окремому письмовому дозволі від роботодавця. Це особливо важливо, коли транспортний засіб не зареєстрований на ім’я водія.
Під час перевірки поліція, митні органи або інший компетентний орган можуть вимагати доказ, що водій справді має право використовувати транспортний засіб за межами країни реєстрації. Тому доцільно мати при собі документи, які показують, хто є власником транспортного засобу, хто має право ним користуватися і чи дозволене приватне використання.
Таким документом може бути, наприклад, трудовий договір, довідка від роботодавця або інша довіреність. Той, хто хоче мати окремий документ, який підтверджує, що власник транспортного засобу схвалив його міжнародне використання, може також замовити AMVI card. AMVI card — це довіреність на міжнародне використання транспортного засобу, яким керує особа, що не є зареєстрованим власником.
Однак важливо пам’ятати, що такий документ не замінює місцеві правила щодо реєстрації, податків, страхування або дозволів. Він насамперед слугує допоміжним документом, який показує, що транспортний засіб використовується з дозволу власника.
Керування в іншій країні менше ніж 6 місяців
Якщо службовий автомобіль використовується в іншій країні ЄС протягом коротшого періоду, наприклад менше ніж 6 місяців, транспортний засіб зазвичай може залишатися зареєстрованим у країні, де зареєстрована компанія. Це особливо стосується випадків, коли автомобіль використовується для роботи, наприклад для візитів до клієнтів, продажів, виконання робочих завдань або поїздок між різними місцями роботи.
Під час регулярного керування в інших країнах водій усе ж має бути готовий пред’явити документи. Це може бути актуальним під час поліцейських перевірок, особливо якщо транспортний засіб використовується ввечері, вночі, у вихідні дні або в країні, де водій перебуває також із приватних причин.
Тому водієві слід мати при собі документи, які підтверджують:
що транспортний засіб є службовим автомобілем,
що компанія володіє транспортним засобом або має право ним користуватися,
що водій має право використовувати транспортний засіб,
чи дозволене приватне використання,
і яка робоча мета поїздки.
У цьому контексті AMVI card також може бути додатковим документом, якщо транспортний засіб не зареєстрований на ім’я водія і потрібно показати, що використання було схвалене власником транспортного засобу. Його слід розглядати як практичний допоміжний документ, а не як гарантію виконання всіх національних вимог.
Керування в іншій країні більше ніж 6 місяців
Якщо службовий автомобіль використовується в іншій країні понад 6 місяців, оцінка ситуації часто стає суворішою. У багатьох країнах органи влади можуть вимагати, щоб транспортний засіб був зареєстрований у країні, де він фактично використовується.
Це означає, що службовий автомобіль, який протягом тривалішого часу використовує особа, що живе або працює в іншій країні, може потребувати перереєстрації в цій країні. Це може застосовуватися навіть тоді, коли транспортний засіб усе ще належить компанії в іншій країні.
У деяких країнах існують винятки з вимоги щодо реєстрації. У такому разі може знадобитися спеціальний дозвіл компетентного органу, щоб транспортний засіб можна було довше використовувати з іноземними номерними знаками.
Отже, основне правило таке: короткострокове використання в іншій країні часто можна врегулювати за допомогою належної документації, тоді як триваліше використання зазвичай може призвести до вимоги перереєстрації або необхідності спеціального винятку.
Підсумок
У разі приватного використання службового автомобіля за кордоном право користування транспортним засобом має бути чітко зазначене в договорі або довіреності. Під час керування менше ніж 6 місяців особливо важливо мати можливість показати, що транспортний засіб використовується з дозволу компанії і, якщо застосовно, що приватне використання дозволене.
Якщо транспортний засіб використовується в іншій країні понад 6 місяців, слід заздалегідь перевірити, чи потрібно реєструвати його там. У багатьох випадках може знадобитися перереєстрація, якщо не застосовується спеціальний виняток.
Той, хто хоче доповнити свою документацію, може замовити AMVI card, але його слід використовувати як допоміжний документ для підтвердження дозволу власника транспортного засобу, а не як заміну перевірці правил, що діють у країні, де транспортний засіб буде використовуватися.