Yurt dışında şirket aracı kullanmak, çoğu kişinin düşündüğünden daha fazla belge gerektirebilir. Genel kural olarak, araç şirket adına satın alınmış veya leasing yoluyla edinilmişse, şirket aracının şirketin kurulu olduğu ülkede tescilli olması gerekir. Bu kural hem çalışanlar hem de şirketin sahibi olan kişiler için geçerlidir.
Kurallar esas olarak aracın nasıl kullanıldığına, başka bir ülkede ne kadar süre kullanıldığına ve özel amaçla mı yoksa yalnızca iş amacıyla mı kullanıldığına bağlıdır.
Şirket aracının özel kullanımı
Bir şirket aracı yurt dışında özel amaçla da kullanılacaksa, bu durum iş sözleşmesinde veya işveren tarafından verilen ayrı bir yazılı izin belgesinde açıkça belirtilmelidir. Araç sürücünün kendi adına tescilli değilse bu özellikle önemlidir.
Bir kontrol sırasında polis, gümrük makamları veya başka bir yetkili kurum, sürücünün aracı tescil ülkesinin dışında kullanma hakkına gerçekten sahip olduğunu gösteren belge isteyebilir. Bu nedenle, aracın kime ait olduğunu, kimin aracı kullanmaya yetkili olduğunu ve özel kullanımın izinli olup olmadığını gösteren belgeleri taşımak akıllıca olur.
Bu tür belgeler örneğin iş sözleşmesi, işveren yazısı veya başka bir vekâletname olabilir. Araç sahibinin uluslararası kullanıma onay verdiğini gösteren özel bir belge isteyen kişi AMVI card da sipariş edebilir. AMVI card, kayıtlı sahibi dışında başka bir kişi tarafından kullanılan bir aracın uluslararası kullanımı için düzenlenen bir vekâlettir.
Ancak böyle bir belgenin tescil, vergi, sigorta veya izinlerle ilgili yerel kuralların yerine geçmediği unutulmamalıdır. Esas olarak, aracın sahibinin onayıyla kullanıldığını gösteren destekleyici bir belge işlevi görür.
Başka bir ülkede 6 aydan kısa süreli kullanım
Şirket aracı başka bir AB ülkesinde daha kısa bir süre, örneğin 6 aydan az kullanılıyorsa, araç normalde şirketin kurulu olduğu ülkede tescilli kalabilir. Bu özellikle araç iş amacıyla kullanıldığında geçerlidir; örneğin müşteri ziyaretleri, satış faaliyetleri, görevler veya farklı iş yerleri arasında yapılan seyahatler.
Başka ülkelerde düzenli araç kullanıldığında, sürücü yine de belge sunmaya hazır olmalıdır. Bu durum özellikle aracın akşam, gece, hafta sonlarında veya sürücünün özel nedenlerle de bulunduğu bir ülkede kullanılması halinde polis kontrollerinde gündeme gelebilir.
Bu nedenle sürücünün yanında şu bilgileri gösteren belgeler bulunmalıdır:
aracın şirket aracı olduğunu,
şirketin araca sahip olduğunu veya aracı kullanma hakkına sahip olduğunu,
sürücünün aracı kullanma hakkı olduğunu,
özel kullanımın izinli olup olmadığını,
ve seyahatin işle ilgili amacını.
Bu bağlamda, araç sürücünün adına tescilli değilse ve kullanımın araç sahibi tarafından onaylandığını göstermek gerekiyorsa AMVI card ek bir belge olarak da kullanılabilir. Bu belge, tüm ulusal şartların karşılandığına dair bir garanti değil, pratik bir destek belgesi olarak görülmelidir.
Başka bir ülkede 6 aydan uzun süreli kullanım
Bir şirket aracı başka bir ülkede 6 aydan uzun süre kullanılıyorsa, değerlendirme çoğu zaman daha sıkı hale gelir. Birçok ülkede yetkililer, aracın fiilen kullanıldığı ülkede tescil edilmesini talep edebilir.
Bu, başka bir ülkede yaşayan veya çalışan bir kişi tarafından uzun süre kullanılan bir şirket aracının o ülkede yeniden tescil edilmesi gerekebileceği anlamına gelir. Araç hâlâ başka bir ülkedeki bir şirkete ait olsa bile bu durum geçerli olabilir.
Bazı ülkelerde tescil zorunluluğuna ilişkin istisnalar bulunur. Böyle bir durumda, aracın yabancı plakalarla daha uzun süre kullanılabilmesi için yetkili makamdan özel izin alınması gerekebilir.
Bu nedenle temel kural şudur: Başka bir ülkede kısa süreli kullanım çoğu zaman doğru belgelerle yönetilebilirken, daha uzun süreli kullanım genellikle yeniden tescil zorunluluğuna veya özel bir istisna ihtiyacına yol açabilir.
Özet
Yurt dışında şirket aracının özel kullanımı söz konusu olduğunda, aracı kullanma hakkı bir sözleşmede veya vekâlette açıkça belirtilmelidir. 6 aydan kısa süreli kullanımda, aracın şirketin onayıyla kullanıldığını ve ilgiliyse özel kullanımın izinli olduğunu gösterebilmek özellikle önemlidir.
Araç başka bir ülkede 6 aydan uzun süre kullanılıyorsa, aracın orada tescil edilmesi gerekip gerekmediği önceden kontrol edilmelidir. Özel bir istisna yoksa birçok durumda yeniden tescil gerekebilir.
Belgelerini tamamlamak isteyen kişi AMVI card sipariş edebilir, ancak bu belge araç sahibinin iznini göstermek için destekleyici bir belge olarak kullanılmalı; aracın kullanılacağı ülkede geçerli olan kuralları kontrol etmenin yerine geçmemelidir.