Vedenie firemného vozidla v zahraničí si často vyžaduje viac dokumentácie, než si mnohí myslia. Vo všeobecnosti by malo byť firemné vozidlo registrované v krajine, v ktorej je spoločnosť usadená, ak bolo vozidlo kúpené alebo obstarané na lízing na meno spoločnosti. Platí to pre zamestnancov aj pre osoby, ktoré vlastnia vlastnú spoločnosť.
Pravidlá závisia najmä od toho, ako sa vozidlo používa, ako dlho sa s ním jazdí v inej krajine a či sa používa súkromne alebo výlučne na pracovné účely.
Súkromné používanie firemného vozidla
Ak sa má firemné vozidlo používať súkromne v zahraničí, malo by to byť jasne uvedené v pracovnej zmluve alebo v samostatnom písomnom povolení od zamestnávateľa. Je to obzvlášť dôležité vtedy, keď vozidlo nie je registrované na meno vodiča.
Pri kontrole môže polícia, colné orgány alebo iný príslušný orgán požadovať dôkaz, že vodič má skutočne právo používať vozidlo mimo krajiny registrácie. Preto je vhodné mať pri sebe dokumenty, ktoré ukazujú, kto je vlastníkom vozidla, kto ho smie používať a či je povolené súkromné používanie.
Takýmto dokladom môže byť napríklad pracovná zmluva, potvrdenie od zamestnávateľa alebo iné splnomocnenie. Ten, kto chce mať osobitný dokument preukazujúci, že vlastník vozidla schválil jeho medzinárodné používanie, si môže objednať aj AMVI card. AMVI card je splnomocnenie na medzinárodné používanie vozidla, ktoré vedie iná osoba než registrovaný vlastník.
Je však dôležité pamätať na to, že takýto dokument nenahrádza miestne pravidlá týkajúce sa registrácie, daní, poistenia alebo povolení. Slúži predovšetkým ako podporný doklad, že vozidlo sa používa so súhlasom vlastníka.
Jazda v inej krajine menej ako 6 mesiacov
Ak sa firemné vozidlo používa v inej krajine EÚ počas kratšieho obdobia, napríklad menej ako 6 mesiacov, vozidlo môže zvyčajne zostať registrované v krajine, v ktorej je spoločnosť usadená. Platí to najmä vtedy, keď sa vozidlo používa na pracovné účely, napríklad na návštevy klientov, predaj, pracovné úlohy alebo cesty medzi rôznymi pracoviskami.
Pri pravidelných jazdách v iných krajinách by však vodič mal byť pripravený predložiť dokumentáciu. Môže to byť aktuálne pri policajných kontrolách, najmä ak sa vozidlo používa večer, v noci, cez víkendy alebo v krajine, kde sa vodič zdržiava aj zo súkromných dôvodov.
Vodič by preto mal mať pri sebe dokumenty, ktoré preukazujú:
že vozidlo je firemné vozidlo,
že spoločnosť vozidlo vlastní alebo má právo ním disponovať,
že vodič má právo vozidlo používať,
či je povolené súkromné používanie,
a aký je pracovný účel cesty.
V tomto kontexte môže byť AMVI card aj doplnkovým dokumentom, ak vozidlo nie je registrované na meno vodiča a je potrebné preukázať, že používanie schválil vlastník vozidla. Malo by sa vnímať ako praktický podporný doklad, nie ako záruka, že sú splnené všetky vnútroštátne požiadavky.
Jazda v inej krajine viac ako 6 mesiacov
Ak sa firemné vozidlo používa v inej krajine dlhšie ako 6 mesiacov, posudzovanie býva často prísnejšie. V mnohých krajinách môžu úrady požadovať, aby bolo vozidlo registrované v krajine, v ktorej sa skutočne používa.
To znamená, že firemné vozidlo, ktoré dlhší čas používa osoba žijúca alebo pracujúca v inej krajine, môže byť potrebné v tejto krajine preregistrovať. Môže to platiť aj vtedy, ak vozidlo naďalej vlastní spoločnosť v inej krajine.
V niektorých krajinách existujú výnimky z registračnej povinnosti. V takom prípade môže byť potrebné požiadať príslušný orgán o osobitné povolenie, aby sa vozidlo mohlo dlhší čas používať so zahraničnými evidenčnými číslami.
Základné pravidlo je teda takéto: krátkodobé používanie v inej krajine sa často dá riešiť správnou dokumentáciou, zatiaľ čo dlhodobejšie používanie môže spravidla viesť k požiadavke na preregistráciu alebo k potrebe osobitnej výnimky.
Zhrnutie
Pri súkromnom používaní firemného vozidla v zahraničí by malo byť právo používať vozidlo jasne uvedené v zmluve alebo splnomocnení. Pri jazde kratšej ako 6 mesiacov je obzvlášť dôležité vedieť preukázať, že vozidlo sa používa so súhlasom spoločnosti a prípadne že je povolené aj súkromné používanie.
Ak sa vozidlo používa v inej krajine dlhšie ako 6 mesiacov, je vhodné vopred si overiť, či musí byť v tejto krajine registrované. V mnohých prípadoch môže byť potrebná preregistrácia, pokiaľ sa neuplatní osobitná výnimka.
Ten, kto si chce doplniť dokumentáciu, si môže objednať AMVI card, ale malo by sa používať ako podporný doklad na preukázanie súhlasu vlastníka vozidla, nie ako náhrada za overenie pravidiel platných v krajine, kde sa má vozidlo používať.