Guidare un’auto aziendale all’estero richiede spesso più documentazione di quanto molti pensino. In linea generale, un’auto aziendale dovrebbe essere immatricolata nel Paese in cui l’azienda è stabilita, se il veicolo è stato acquistato o preso in leasing a nome dell’azienda. Questo vale sia per i dipendenti sia per le persone che possiedono direttamente l’azienda.
Le regole dipendono soprattutto da come viene utilizzato il veicolo, per quanto tempo viene guidato in un altro Paese e se viene usato per fini privati o esclusivamente lavorativi.
Uso privato di un’auto aziendale
Se un’auto aziendale deve essere utilizzata privatamente all’estero, ciò dovrebbe risultare chiaramente dal contratto di lavoro o da un’autorizzazione scritta separata del datore di lavoro. Questo è particolarmente importante quando il veicolo non è immatricolato a nome del conducente.
Durante un controllo, la polizia, le autorità doganali o un’altra autorità possono voler verificare che il conducente abbia effettivamente il diritto di utilizzare il veicolo fuori dal Paese di immatricolazione. È quindi consigliabile portare con sé documenti che indichino chi è il proprietario del veicolo, chi è autorizzato a usarlo e se l’uso privato è consentito.
Tale documentazione può essere, ad esempio, un contratto di lavoro, una dichiarazione del datore di lavoro o un’altra procura. Chi desidera un documento specifico che dimostri che il proprietario del veicolo ha approvato l’uso internazionale può anche ordinare AMVI card. AMVI card è una procura per l’uso internazionale di un veicolo guidato da una persona diversa dal proprietario registrato.
È tuttavia importante ricordare che un documento di questo tipo non sostituisce le norme locali in materia di immatricolazione, tasse, assicurazione o permessi. Serve principalmente come documentazione di supporto per dimostrare che il veicolo viene utilizzato con l’autorizzazione del proprietario.
Guida in un altro Paese per meno di 6 mesi
Se l’auto aziendale viene utilizzata in un altro Paese dell’UE per un periodo più breve, ad esempio inferiore a 6 mesi, il veicolo può normalmente rimanere immatricolato nel Paese in cui l’azienda è stabilita. Ciò vale in particolare quando il veicolo viene utilizzato per lavoro, ad esempio per visite ai clienti, vendite, incarichi professionali o spostamenti tra diversi luoghi di lavoro.
In caso di guida regolare in altri Paesi, il conducente dovrebbe comunque essere pronto a presentare la documentazione. Questo può diventare rilevante durante controlli di polizia, soprattutto se il veicolo viene guidato di sera, di notte, nei fine settimana o in un Paese in cui il conducente soggiorna anche per motivi privati.
Il conducente dovrebbe quindi portare con sé documenti che dimostrino:
che il veicolo è un’auto aziendale,
che l’azienda possiede il veicolo o ha il diritto di disporne,
che il conducente ha il diritto di utilizzare il veicolo,
se l’uso privato è consentito,
e qual è lo scopo lavorativo del viaggio.
In questo contesto, AMVI card può essere anche un documento integrativo se il veicolo non è immatricolato a nome del conducente e si desidera dimostrare che l’uso è stato approvato dal proprietario del veicolo. Deve essere considerato un supporto pratico, non una garanzia del rispetto di tutti i requisiti nazionali.
Guida in un altro Paese per più di 6 mesi
Se un’auto aziendale viene utilizzata in un altro Paese per più di 6 mesi, la valutazione diventa spesso più rigorosa. In molti Paesi, le autorità possono richiedere che il veicolo venga immatricolato nel Paese in cui viene effettivamente utilizzato.
Ciò significa che un’auto aziendale utilizzata per un periodo più lungo da una persona che vive o lavora in un altro Paese potrebbe dover essere reimmatricolata in quel Paese. Questo può valere anche se il veicolo continua a essere di proprietà di un’azienda situata in un altro Paese.
In alcuni Paesi esistono eccezioni all’obbligo di immatricolazione. In tal caso, può essere necessario richiedere un permesso speciale all’autorità competente affinché il veicolo possa essere guidato con targhe straniere per un periodo più lungo.
La regola principale è quindi che l’uso a breve termine in un altro Paese può spesso essere gestito con la documentazione corretta, mentre l’uso più prolungato può generalmente comportare l’obbligo di reimmatricolazione o la necessità di un’esenzione speciale.
Riepilogo
In caso di uso privato di un’auto aziendale all’estero, il diritto di utilizzare il veicolo dovrebbe essere chiaramente indicato in un contratto o in una procura. Quando si guida per meno di 6 mesi, è particolarmente importante poter dimostrare che il veicolo viene utilizzato con l’approvazione dell’azienda e, se pertinente, che l’uso privato è consentito.
Se il veicolo viene utilizzato in un altro Paese per più di 6 mesi, è opportuno verificare in anticipo se deve essere immatricolato lì. In molti casi può essere necessaria la reimmatricolazione, salvo che si applichi un’esenzione speciale.
Chi desidera integrare la propria documentazione può ordinare AMVI card, ma dovrebbe utilizzarlo come documento di supporto per dimostrare l’autorizzazione del proprietario del veicolo, non come sostituto della verifica delle norme applicabili nel Paese in cui il veicolo sarà utilizzato.