Шофирането на служебен автомобил в чужбина често изисква повече документи, отколкото много хора предполагат. По правило служебният автомобил трябва да бъде регистриран в държавата, в която е установено дружеството, ако автомобилът е закупен или взет на лизинг на името на дружеството. Това важи както за служители, така и за лица, които сами притежават дружеството.
Правилата зависят основно от това как се използва автомобилът, колко дълго се управлява в друга държава и дали се използва за лични цели или само в рамките на работата.
Лично ползване на служебен автомобил
Ако служебният автомобил ще се използва за лични цели в чужбина, това трябва ясно да е посочено в трудовия договор или в отделно писмено разрешение от работодателя. Това е особено важно, когато автомобилът не е регистриран на името на водача.
При проверка полиция, митнически органи или други компетентни органи могат да поискат доказателство, че водачът действително има право да използва автомобила извън държавата на регистрация. Затова е препоръчително да носите документи, които показват кой е собственик на автомобила, кой има право да го използва и дали личното ползване е разрешено.
Такъв документ може например да бъде трудов договор, удостоверение от работодателя или друго пълномощно. Ако желаете отделен документ, който показва, че собственикът на превозното средство е одобрил международното му използване, може също да поръчате AMVI card. AMVI card е пълномощно за международно използване на превозно средство, което се управлява от лице, различно от регистрирания собственик.
Важно е обаче да се помни, че такъв документ не заменя местните правила относно регистрация, данъци, застраховка или разрешения. Той служи преди всичко като допълнително доказателство, че автомобилът се използва със съгласието на собственика.
Шофиране в друга държава за по-малко от 6 месеца
Ако служебният автомобил се използва в друга държава от ЕС за по-кратък период, например по-малко от 6 месеца, автомобилът обикновено може да остане регистриран в държавата, в която е установено дружеството. Това важи особено когато автомобилът се използва в работата, например за срещи с клиенти, продажби, изпълнение на служебни задачи или пътувания между различни работни места.
При редовно шофиране в други държави водачът все пак трябва да бъде готов да представи документи. Това може да се наложи при полицейски проверки, особено ако автомобилът се управлява вечер, през нощта, през почивни дни или в държава, в която водачът пребивава и по лични причини.
Затова водачът трябва да носи документи, които показват:
че автомобилът е служебен автомобил,
че дружеството притежава или има право да използва автомобила,
че водачът има право да използва автомобила,
дали личното ползване е разрешено,
и каква е служебната цел на пътуването.
В тези случаи AMVI card може също да бъде допълнителен документ, ако автомобилът не е регистриран на името на водача и е необходимо да се покаже, че използването е одобрено от собственика на превозното средство. Той трябва да се разглежда като практическо помощно средство, а не като гаранция, че всички национални изисквания са изпълнени.
Шофиране в друга държава за повече от 6 месеца
Ако служебният автомобил се използва в друга държава за повече от 6 месеца, преценката обикновено става по-строга. В много държави органите могат да изискват автомобилът да бъде регистриран в държавата, в която реално се използва.
Това означава, че служебен автомобил, който за по-дълъг период се използва от лице, което живее или работи в друга държава, може да се наложи да бъде пререгистриран там. Това важи дори ако автомобилът продължава да бъде собственост на дружество в друга държава.
В някои държави съществуват изключения от изискването за регистрация. В такъв случай може да е необходимо специално разрешение от компетентния орган, за да може автомобилът да се управлява с чуждестранни регистрационни номера за по-дълъг период.
Затова основното правило е следното: краткосрочното използване в друга държава често може да бъде уредено с правилната документация, докато по-продължителното използване обикновено може да доведе до изискване за пререгистрация или специално изключение.
Обобщение
При лично ползване на служебен автомобил в чужбина правото за използване на автомобила трябва ясно да е посочено в договор или пълномощно. При шофиране за по-малко от 6 месеца е особено важно да можете да покажете, че автомобилът се използва със съгласието на дружеството и, ако е приложимо, че личното ползване е разрешено.
Ако автомобилът се използва в друга държава за повече от 6 месеца, трябва предварително да се провери дали автомобилът трябва да бъде регистриран там. В много случаи може да се изисква пререгистрация, освен ако не се прилага специално изключение.
Ако желаете да допълните документацията си, можете да поръчате AMVI card, но той трябва да се използва като помощен документ за доказване на разрешение от собственика на превозното средство, а не като заместител на проверката на правилата, които важат в държавата, където автомобилът ще се използва.