Vožnja službenega vozila v tujini pogosto zahteva več dokumentacije, kot si mnogi predstavljajo. Praviloma mora biti službeno vozilo registrirano v državi, kjer ima podjetje sedež, če je bilo vozilo kupljeno ali vzeto v leasing na ime podjetja. To velja tako za zaposlene kot tudi za osebe, ki so same lastniki podjetja.
Na pravila vpliva predvsem to, kako se vozilo uporablja, koliko časa se vozi v drugi državi in ali se uporablja zasebno ali izključno za službene namene.
Zasebna uporaba službenega vozila
Če se službeno vozilo v tujini uporablja tudi zasebno, mora biti to jasno navedeno v pogodbi o zaposlitvi ali v ločenem pisnem dovoljenju delodajalca. To je še posebej pomembno, kadar vozilo ni registrirano na ime voznika.
Pri kontroli lahko policija, carinski organi ali drug pristojni organ zahtevajo dokazilo, da ima voznik dejansko pravico uporabljati vozilo zunaj države registracije. Zato je priporočljivo imeti pri sebi dokumente, ki kažejo, kdo je lastnik vozila, kdo ga sme uporabljati in ali je zasebna uporaba dovoljena.
Tak dokument je lahko na primer pogodba o zaposlitvi, potrdilo delodajalca ali drugo pooblastilo. Kdor želi poseben dokument, ki dokazuje, da je lastnik vozila odobril njegovo mednarodno uporabo, lahko naroči tudi AMVI card. AMVI card je pooblastilo za mednarodno uporabo vozila, ki ga vozi oseba, ki ni registrirani lastnik.
Pomembno pa je vedeti, da tak dokument ne nadomešča lokalnih pravil glede registracije, davkov, zavarovanja ali dovoljenj. Namenjen je predvsem kot podporni dokument, ki dokazuje, da se vozilo uporablja z dovoljenjem lastnika.
Vožnja v drugi državi manj kot 6 mesecev
Če se službeno vozilo uporablja v drugi državi EU krajši čas, na primer manj kot 6 mesecev, lahko vozilo običajno ostane registrirano v državi, kjer ima podjetje sedež. To še posebej velja, kadar se vozilo uporablja za delo, na primer za obiske strank, prodajo, službene naloge ali poti med različnimi delovnimi mesti.
Pri redni vožnji v drugih državah mora biti voznik kljub temu pripravljen pokazati dokumentacijo. To je lahko pomembno pri policijskih kontrolah, zlasti če se vozilo vozi zvečer, ponoči, ob koncih tedna ali v državi, kjer se voznik zadržuje tudi iz zasebnih razlogov.
Voznik naj ima zato pri sebi dokumente, ki dokazujejo:
da je vozilo službeno vozilo,
da je podjetje lastnik vozila ali ima pravico z njim razpolagati,
da ima voznik pravico uporabljati vozilo,
ali je zasebna uporaba dovoljena,
in kakšen je službeni namen poti.
V tem kontekstu je lahko AMVI card tudi dodatni dokument, če vozilo ni registrirano na ime voznika in je treba pokazati, da je uporabo odobril lastnik vozila. Treba ga je razumeti kot praktičen podporni dokument, ne kot zagotovilo, da so izpolnjene vse nacionalne zahteve.
Vožnja v drugi državi več kot 6 mesecev
Če se službeno vozilo uporablja v drugi državi več kot 6 mesecev, je presoja pogosto strožja. V številnih državah lahko organi zahtevajo, da se vozilo registrira v državi, kjer se dejansko uporablja.
To pomeni, da bo morda treba službeno vozilo, ki ga dalj časa uporablja oseba, ki živi ali dela v drugi državi, tam ponovno registrirati. To lahko velja tudi, če je vozilo še naprej v lasti podjetja iz druge države.
V nekaterih državah obstajajo izjeme od zahteve po registraciji. V takem primeru je lahko potrebno posebno dovoljenje pristojnega organa, da se vozilo lahko dalj časa vozi s tujimi registrskimi tablicami.
Glavno pravilo je zato naslednje: kratkotrajno uporabo v drugi državi je pogosto mogoče urediti z ustrezno dokumentacijo, medtem ko lahko daljša uporaba praviloma vodi do zahteve po ponovni registraciji ali posebni izjemi.
Povzetek
Pri zasebni uporabi službenega vozila v tujini mora biti pravica do uporabe vozila jasno navedena v pogodbi ali pooblastilu. Pri vožnji manj kot 6 mesecev je še posebej pomembno, da je mogoče dokazati, da se vozilo uporablja z dovoljenjem podjetja in, če je relevantno, da je zasebna uporaba dovoljena.
Če se vozilo uporablja v drugi državi več kot 6 mesecev, je treba vnaprej preveriti, ali ga je treba tam registrirati. V številnih primerih je lahko potrebna ponovna registracija, razen če velja posebna izjema.
Kdor želi dopolniti svojo dokumentacijo, lahko naroči AMVI card, vendar naj se ta uporablja kot podporni dokument za dokazovanje dovoljenja lastnika vozila, ne kot nadomestilo za preverjanje pravil, ki veljajo v državi, kjer se bo vozilo uporabljalo.