Å kjøre firmabil i utlandet krever ofte mer dokumentasjon enn mange tror. Som hovedregel skal en firmabil være registrert i landet der selskapet er etablert, dersom bilen er kjøpt eller leaset i selskapets navn. Dette gjelder både for ansatte og for personer som selv eier selskapet.
Reglene påvirkes først og fremst av hvordan bilen brukes, hvor lenge den kjøres i et annet land, og om den brukes privat eller bare i forbindelse med arbeid.
Privat bruk av firmabil
Hvis en firmabil skal brukes privat i utlandet, bør dette fremgå tydelig av arbeidsavtalen eller av en egen skriftlig tillatelse fra arbeidsgiveren. Dette er særlig viktig når bilen ikke er registrert i førerens eget navn.
Ved en kontroll kan politi, tollmyndigheter eller andre myndigheter ønske å se dokumentasjon på at føreren faktisk har rett til å bruke bilen utenfor registreringslandet. Derfor er det lurt å ha med dokumenter som viser hvem som eier bilen, hvem som har lov til å bruke den, og om privat bruk er tillatt.
Slik dokumentasjon kan for eksempel være en arbeidsavtale, en bekreftelse fra arbeidsgiveren eller en annen fullmakt. Den som ønsker et eget dokument som viser at kjøretøyets eier har godkjent internasjonal bruk, kan også bestille AMVI card. AMVI card er en fullmakt for internasjonal bruk av et kjøretøy som kjøres av en annen person enn den registrerte eieren.
Det er likevel viktig å huske at et slikt dokument ikke erstatter lokale regler om registrering, skatter, forsikring eller tillatelser. Det fungerer først og fremst som støttedokumentasjon for å vise at bilen brukes med eierens godkjenning.
Kjøring i et annet land i mindre enn 6 måneder
Hvis firmabilen brukes i et annet EU-land i en kortere periode, for eksempel mindre enn 6 måneder, kan bilen normalt fortsatt være registrert i landet der selskapet er etablert. Dette gjelder særlig når bilen brukes i arbeidet, for eksempel til kundebesøk, salg, oppdrag eller reiser mellom ulike arbeidssteder.
Ved regelmessig kjøring i andre land bør føreren likevel være forberedt på å fremvise dokumentasjon. Dette kan bli aktuelt ved politikontroller, særlig hvis bilen kjøres om kvelden, om natten, i helger eller i et land der føreren også oppholder seg privat.
Føreren bør derfor ha med dokumenter som viser:
at bilen er en firmabil,
at selskapet eier bilen eller har rett til å disponere den,
at føreren har rett til å bruke bilen,
om privat bruk er tillatt,
og hva som er det arbeidsrelaterte formålet med reisen.
I denne sammenhengen kan AMVI card også være et supplerende dokument dersom bilen ikke står i førerens navn og man ønsker å vise at bruken er godkjent av kjøretøyets eier. Det bør ses som et praktisk støttedokument, ikke som en garanti for at alle nasjonale krav er oppfylt.
Kjøring i et annet land i mer enn 6 måneder
Hvis en firmabil brukes i et annet land i mer enn 6 måneder, blir vurderingen ofte strengere. I mange land kan myndighetene kreve at bilen registreres i landet der den faktisk brukes.
Det betyr at en firmabil som over lengre tid brukes av en person som bor eller arbeider i et annet land, kan måtte omregistreres der. Dette kan gjelde selv om bilen fortsatt eies av et selskap i et annet land.
I noen land finnes det unntak fra registreringskravet. Da kan det være nødvendig å søke om en særskilt tillatelse fra den kompetente myndigheten, slik at bilen kan kjøres med utenlandske registreringsskilt i en lengre periode.
Hovedregelen er derfor at kortvarig bruk i et annet land ofte kan håndteres med riktig dokumentasjon, mens mer langvarig bruk som regel kan føre til krav om omregistrering eller et særskilt unntak.
Oppsummering
Ved privat bruk av firmabil i utlandet bør retten til å bruke bilen fremgå tydelig av en avtale eller fullmakt. Ved kjøring i mindre enn 6 måneder er det særlig viktig å kunne vise at bilen brukes med selskapets godkjenning og, hvis relevant, at privat bruk er tillatt.
Hvis bilen brukes i et annet land i mer enn 6 måneder, bør man på forhånd kontrollere om bilen må registreres der. I mange tilfeller kan omregistrering være nødvendig, med mindre et særskilt unntak gjelder.
Den som ønsker å supplere dokumentasjonen sin, kan bestille AMVI card, men det bør brukes som støttedokumentasjon for å vise tillatelse fra kjøretøyets eier, og ikke som en erstatning for å kontrollere reglene som gjelder i landet der bilen skal brukes.