Het rijden met een bedrijfswagen in het buitenland vereist vaak meer documentatie dan veel mensen denken. Als algemene regel moet een bedrijfswagen geregistreerd zijn in het land waar het bedrijf is gevestigd, als het voertuig op naam van het bedrijf is gekocht of geleased. Dit geldt zowel voor werknemers als voor personen die zelf eigenaar zijn van het bedrijf.
De regels hangen vooral af van hoe het voertuig wordt gebruikt, hoe lang ermee in een ander land wordt gereden en of het privé of uitsluitend voor werkdoeleinden wordt gebruikt.
Privégebruik van een bedrijfswagen
Als een bedrijfswagen in het buitenland ook privé wordt gebruikt, moet dit duidelijk vermeld staan in de arbeidsovereenkomst of in een aparte schriftelijke toestemming van de werkgever. Dit is vooral belangrijk wanneer het voertuig niet op naam van de bestuurder is geregistreerd.
Bij een controle kunnen de politie, douane of andere autoriteiten willen zien dat de bestuurder daadwerkelijk het recht heeft om het voertuig buiten het registratieland te gebruiken. Daarom is het verstandig om documenten bij zich te hebben waaruit blijkt wie de eigenaar van het voertuig is, wie het mag gebruiken en of privégebruik is toegestaan.
Dergelijke documentatie kan bijvoorbeeld bestaan uit een arbeidsovereenkomst, een verklaring van de werkgever of een andere machtiging. Wie een afzonderlijk document wil dat aantoont dat de eigenaar van het voertuig internationaal gebruik heeft goedgekeurd, kan ook AMVI card bestellen. AMVI card is een machtiging voor internationaal gebruik van een voertuig dat wordt bestuurd door iemand anders dan de geregistreerde eigenaar.
Het is echter belangrijk om te onthouden dat zo’n document de lokale regels over registratie, belastingen, verzekering of vergunningen niet vervangt. Het dient vooral als ondersteunend bewijs dat het voertuig met toestemming van de eigenaar wordt gebruikt.
Rijden in een ander land gedurende minder dan 6 maanden
Als de bedrijfswagen gedurende een kortere periode in een ander EU-land wordt gebruikt, bijvoorbeeld minder dan 6 maanden, kan het voertuig normaal gesproken geregistreerd blijven in het land waar het bedrijf is gevestigd. Dit geldt vooral wanneer het voertuig voor het werk wordt gebruikt, bijvoorbeeld voor klantbezoeken, verkoop, opdrachten of reizen tussen verschillende werkplekken.
Bij regelmatig rijden in andere landen moet de bestuurder toch bereid zijn documentatie te tonen. Dit kan relevant worden bij politiecontroles, vooral als het voertuig ’s avonds, ’s nachts, in het weekend of in een land wordt gebruikt waar de bestuurder ook privé verblijft.
De bestuurder moet daarom documenten bij zich hebben waaruit blijkt:
dat het voertuig een bedrijfswagen is,
dat het bedrijf eigenaar is van het voertuig of het recht heeft erover te beschikken,
dat de bestuurder het recht heeft het voertuig te gebruiken,
of privégebruik is toegestaan,
en wat het werkgerelateerde doel van de rit is.
In deze context kan AMVI card ook een aanvullend document zijn als het voertuig niet op naam van de bestuurder staat en men wil aantonen dat het gebruik is goedgekeurd door de eigenaar van het voertuig. Het moet worden gezien als praktisch ondersteunend bewijs, niet als garantie dat aan alle nationale vereisten is voldaan.
Rijden in een ander land gedurende meer dan 6 maanden
Als een bedrijfswagen langer dan 6 maanden in een ander land wordt gebruikt, wordt de beoordeling vaak strenger. In veel landen kunnen autoriteiten eisen dat het voertuig wordt geregistreerd in het land waar het daadwerkelijk wordt gebruikt.
Dit betekent dat een bedrijfswagen die gedurende langere tijd wordt gebruikt door iemand die in een ander land woont of werkt, daar mogelijk opnieuw moet worden geregistreerd. Dit kan ook gelden als het voertuig nog steeds eigendom is van een bedrijf in een ander land.
In sommige landen bestaan uitzonderingen op de registratieplicht. In dat geval kan een speciale vergunning van de bevoegde autoriteit nodig zijn, zodat het voertuig gedurende een langere periode met buitenlandse kentekenplaten mag worden gebruikt.
De hoofdregel is daarom dat kortdurend gebruik in een ander land vaak kan worden geregeld met de juiste documentatie, terwijl langduriger gebruik doorgaans kan leiden tot een verplichting tot herregistratie of een bijzondere uitzondering.
Samenvatting
Bij privégebruik van een bedrijfswagen in het buitenland moet het recht om het voertuig te gebruiken duidelijk vermeld staan in een overeenkomst of machtiging. Bij rijden gedurende minder dan 6 maanden is het vooral belangrijk te kunnen aantonen dat het voertuig met toestemming van het bedrijf wordt gebruikt en, indien van toepassing, dat privégebruik is toegestaan.
Als het voertuig langer dan 6 maanden in een ander land wordt gebruikt, moet vooraf worden gecontroleerd of het daar moet worden geregistreerd. In veel gevallen kan herregistratie vereist zijn, tenzij er een bijzondere uitzondering geldt.
Wie zijn documentatie wil aanvullen, kan AMVI card bestellen, maar dit moet worden gebruikt als ondersteunend bewijs van toestemming van de eigenaar van het voertuig en niet als vervanging voor het controleren van de regels die gelden in het land waar het voertuig zal worden gebruikt.