Að aka fyrirtækisbíl erlendis krefst oft meiri gagna en margir gera ráð fyrir. Að jafnaði á fyrirtækisbíll að vera skráður í því landi þar sem fyrirtækið er staðsett, ef ökutækið hefur verið keypt eða tekið á kaupleigu í nafni fyrirtækisins. Þetta á bæði við um starfsmenn og einstaklinga sem eiga fyrirtækið sjálfir.
Reglurnar ráðast fyrst og fremst af því hvernig ökutækið er notað, hversu lengi því er ekið í öðru landi og hvort það er notað í einkaerindum eða eingöngu vegna vinnu.
Einkanotkun fyrirtækisbíls
Ef nota á fyrirtækisbíl í einkaerindum erlendis ætti það að koma skýrt fram í ráðningarsamningi eða í sérstöku skriflegu leyfi frá vinnuveitanda. Þetta er sérstaklega mikilvægt þegar ökutækið er ekki skráð á nafn ökumannsins.
Við eftirlit geta lögregla, tollyfirvöld eða önnur stjórnvöld óskað eftir sönnun þess að ökumaður hafi í raun rétt til að nota ökutækið utan skráningarlandsins. Þess vegna er skynsamlegt að hafa meðferðis gögn sem sýna hver á ökutækið, hver má nota það og hvort einkanotkun sé heimil.
Slík gögn geta til dæmis verið ráðningarsamningur, staðfesting frá vinnuveitanda eða annað umboð. Sá sem vill hafa sérstakt skjal sem sýnir að eigandi ökutækisins hafi samþykkt alþjóðlega notkun þess getur einnig pantað AMVI card. AMVI card er umboð fyrir alþjóðlega notkun ökutækis sem er ekið af öðrum aðila en skráðum eiganda.
Mikilvægt er þó að hafa í huga að slíkt skjal kemur ekki í stað staðbundinna reglna um skráningu, skatta, tryggingar eða leyfi. Það þjónar fyrst og fremst sem stuðningsgagn til að sýna að ökutækið sé notað með samþykki eigandans.
Akstur í öðru landi í skemur en 6 mánuði
Ef fyrirtækisbíllinn er notaður í öðru ESB-landi í styttri tíma, til dæmis skemur en 6 mánuði, getur ökutækið venjulega áfram verið skráð í því landi þar sem fyrirtækið er staðsett. Þetta á sérstaklega við þegar ökutækið er notað vegna vinnu, til dæmis í heimsóknir til viðskiptavina, sölu, verkefni eða akstur milli mismunandi vinnustaða.
Við reglulegan akstur í öðrum löndum ætti ökumaður þó samt að vera reiðubúinn að sýna fram á viðeigandi gögn. Þetta getur komið upp við lögreglueftirlit, sérstaklega ef ökutækinu er ekið að kvöldi, um nótt, um helgar eða í landi þar sem ökumaður dvelur einnig af einkaástæðum.
Ökumaður ætti því að hafa meðferðis gögn sem sýna:
að ökutækið sé fyrirtækisbíll,
að fyrirtækið eigi ökutækið eða hafi rétt til að nota það,
að ökumaður hafi rétt til að nota ökutækið,
hvort einkanotkun sé heimil,
og hver vinnulegur tilgangur ferðarinnar sé.
Í þessu samhengi getur AMVI card einnig verið viðbótargagn ef ökutækið er ekki skráð á nafn ökumannsins og sýna þarf fram á að notkunin hafi verið samþykkt af eiganda ökutækisins. Líta ætti á það sem hagnýtt stuðningsgagn, ekki sem tryggingu fyrir því að öllum landsbundnum kröfum sé fullnægt.
Akstur í öðru landi í meira en 6 mánuði
Ef fyrirtækisbíll er notaður í öðru landi í meira en 6 mánuði verður matið oft strangara. Í mörgum löndum geta yfirvöld krafist þess að ökutækið sé skráð í því landi þar sem það er í raun notað.
Þetta þýðir að fyrirtækisbíll sem er notaður í lengri tíma af einstaklingi sem býr eða starfar í öðru landi gæti þurft að endurskrá þar. Þetta getur átt við jafnvel þótt ökutækið sé áfram í eigu fyrirtækis í öðru landi.
Í sumum löndum eru til undanþágur frá skráningarkröfunni. Í slíkum tilvikum getur verið nauðsynlegt að sækja um sérstakt leyfi hjá þar til bæru stjórnvaldi svo hægt sé að aka ökutækinu með erlendum skráningarmerkjum í lengri tíma.
Meginreglan er því sú að skammtímanotkun í öðru landi er oft hægt að leysa með réttum gögnum, en lengri notkun getur að jafnaði leitt til kröfu um endurskráningu eða sérstaka undanþágu.
Samantekt
Við einkanotkun fyrirtækisbíls erlendis ætti rétturinn til að nota ökutækið að koma skýrt fram í samningi eða umboði. Við akstur í skemur en 6 mánuði er sérstaklega mikilvægt að geta sýnt fram á að ökutækið sé notað með samþykki fyrirtækisins og, ef við á, að einkanotkun sé heimil.
Ef ökutækið er notað í öðru landi í meira en 6 mánuði ætti að kanna fyrirfram hvort skrá þurfi það þar. Í mörgum tilvikum getur endurskráning verið nauðsynleg, nema sérstök undanþága eigi við.
Sá sem vill bæta við skjöl sín getur pantað AMVI card, en nota ætti það sem stuðningsgagn til að sýna leyfi frá eiganda ökutækisins en ekki í stað þess að kanna þær reglur sem gilda í landinu þar sem nota á ökutækið.