Vožnja službenog automobila u inozemstvu često zahtijeva više dokumentacije nego što mnogi očekuju. U pravilu, službeni automobil trebao bi biti registriran u zemlji u kojoj je tvrtka osnovana, ako je vozilo kupljeno ili uzeto na leasing na ime tvrtke. To vrijedi i za zaposlenike i za osobe koje same posjeduju tvrtku.
Pravila ponajprije ovise o tome kako se vozilo koristi, koliko se dugo vozi u drugoj zemlji i koristi li se privatno ili isključivo u poslovne svrhe.
Privatna uporaba službenog automobila
Ako se službeni automobil treba koristiti privatno u inozemstvu, to bi trebalo biti jasno navedeno u ugovoru o radu ili u zasebnom pisanom odobrenju poslodavca. To je posebno važno kada vozilo nije registrirano na ime vozača.
Tijekom kontrole policija, carina ili drugo nadležno tijelo može zatražiti dokaz da vozač doista ima pravo koristiti vozilo izvan zemlje registracije. Zato je preporučljivo imati dokumentaciju koja pokazuje tko je vlasnik vozila, tko ga smije koristiti i je li privatna uporaba dopuštena.
Takva dokumentacija može, primjerice, biti ugovor o radu, potvrda poslodavca ili druga punomoć. Onaj tko želi poseban dokument koji pokazuje da je vlasnik vozila odobrio međunarodnu uporabu može naručiti i AMVI card. AMVI card je punomoć za međunarodnu uporabu vozila kojim upravlja osoba koja nije registrirani vlasnik.
Važno je ipak imati na umu da takav dokument ne zamjenjuje lokalna pravila o registraciji, porezima, osiguranju ili dozvolama. On prvenstveno služi kao dodatni dokaz da se vozilo koristi uz odobrenje vlasnika.
Vožnja u drugoj zemlji kraće od 6 mjeseci
Ako se službeni automobil koristi u drugoj državi EU-a tijekom kraćeg razdoblja, primjerice manje od 6 mjeseci, vozilo obično može ostati registrirano u zemlji u kojoj je tvrtka osnovana. To osobito vrijedi kada se vozilo koristi za posao, primjerice za posjete klijentima, prodaju, poslovne zadatke ili putovanja između različitih radnih mjesta.
Kod redovite vožnje u drugim zemljama vozač bi ipak trebao biti spreman predočiti dokumentaciju. To može biti relevantno pri policijskim kontrolama, posebno ako se vozilo vozi navečer, noću, vikendom ili u zemlji u kojoj vozač boravi i iz privatnih razloga.
Vozač bi zato trebao imati dokumente koji pokazuju:
da je vozilo službeni automobil,
da tvrtka posjeduje vozilo ili ima pravo raspolagati njime,
da vozač ima pravo koristiti vozilo,
je li privatna uporaba dopuštena,
i koja je poslovna svrha putovanja.
U tom kontekstu AMVI card može biti i dodatni dokument ako vozilo nije registrirano na ime vozača i ako je potrebno pokazati da je uporabu odobrio vlasnik vozila. Treba ga smatrati praktičnom potporom, a ne jamstvom da su ispunjeni svi nacionalni zahtjevi.
Vožnja u drugoj zemlji dulje od 6 mjeseci
Ako se službeni automobil koristi u drugoj zemlji dulje od 6 mjeseci, procjena obično postaje stroža. U mnogim zemljama nadležna tijela mogu zahtijevati da se vozilo registrira u zemlji u kojoj se stvarno koristi.
To znači da se službeni automobil koji dulje vrijeme koristi osoba koja živi ili radi u drugoj zemlji možda mora preregistrirati u toj zemlji. To može vrijediti čak i ako je vozilo i dalje u vlasništvu tvrtke iz druge zemlje.
U nekim zemljama postoje iznimke od zahtjeva za registraciju. U tom slučaju može biti potrebna posebna dozvola nadležnog tijela kako bi se vozilo moglo dulje vrijeme voziti sa stranim registarskim oznakama.
Glavno je pravilo stoga da se kratkotrajna uporaba u drugoj zemlji često može riješiti odgovarajućom dokumentacijom, dok dugotrajnija uporaba u pravilu može dovesti do zahtjeva za preregistraciju ili posebnu iznimku.
Sažetak
Kod privatne uporabe službenog automobila u inozemstvu pravo korištenja vozila trebalo bi biti jasno navedeno u ugovoru ili punomoći. Kod vožnje kraće od 6 mjeseci posebno je važno moći pokazati da se vozilo koristi uz odobrenje tvrtke i, ako je relevantno, da je privatna uporaba dopuštena.
Ako se vozilo koristi u drugoj zemlji dulje od 6 mjeseci, potrebno je unaprijed provjeriti mora li se vozilo ondje registrirati. U mnogim slučajevima može biti potrebna preregistracija, osim ako se primjenjuje posebna iznimka.
Onaj tko želi dopuniti svoju dokumentaciju može naručiti AMVI card, ali treba ga koristiti kao potporu za dokazivanje dopuštenja vlasnika vozila, a ne kao zamjenu za provjeru pravila koja vrijede u zemlji u kojoj će se vozilo koristiti.