Työsuhdeautolla ajaminen ulkomailla edellyttää usein enemmän asiakirjoja kuin moni ajattelee. Lähtökohtaisesti työsuhdeauton tulee olla rekisteröity siinä maassa, johon yritys on sijoittautunut, jos auto on ostettu tai liisattu yrityksen nimiin. Tämä koskee sekä työntekijöitä että henkilöitä, jotka omistavat yrityksen itse.
Sääntöihin vaikuttaa ennen kaikkea se, miten autoa käytetään, kuinka kauan sillä ajetaan toisessa maassa ja käytetäänkö sitä yksityisesti vai ainoastaan työtehtäviin.
Työsuhdeauton yksityiskäyttö
Jos työsuhdeautoa aiotaan käyttää ulkomailla myös yksityisesti, tämän tulisi käydä selvästi ilmi työsopimuksesta tai työnantajan erillisestä kirjallisesta luvasta. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun autoa ei ole rekisteröity kuljettajan omaan nimeen.
Tarkastuksen yhteydessä poliisi, tulli tai muu viranomainen voi haluta nähdä todisteen siitä, että kuljettajalla on todella oikeus käyttää autoa rekisteröintimaan ulkopuolella. Siksi on järkevää pitää mukana asiakirjoja, joista ilmenee, kuka auton omistaa, kuka saa käyttää sitä ja onko yksityiskäyttö sallittua.
Tällainen asiakirja voi olla esimerkiksi työsopimus, työnantajan todistus tai muu valtakirja. Jos halutaan erillinen asiakirja osoittamaan, että ajoneuvon omistaja on hyväksynyt sen kansainvälisen käytön, voidaan myös tilata AMVI card. AMVI card on valtakirja ajoneuvon kansainväliseen käyttöön silloin, kun ajoneuvoa kuljettaa joku muu kuin rekisteröity omistaja.
On kuitenkin tärkeää muistaa, että tällainen asiakirja ei korvaa paikallisia sääntöjä, jotka koskevat rekisteröintiä, veroja, vakuutuksia tai lupia. Se toimii ensisijaisesti tukevana asiakirjana osoittamaan, että autoa käytetään omistajan suostumuksella.
Ajaminen toisessa maassa alle 6 kuukautta
Jos työsuhdeautoa käytetään toisessa EU-maassa lyhyemmän ajan, esimerkiksi alle 6 kuukautta, auto voi yleensä pysyä rekisteröitynä siinä maassa, johon yritys on sijoittautunut. Tämä koskee erityisesti tilanteita, joissa autoa käytetään työssä, kuten asiakaskäynteihin, myyntiin, työtehtäviin tai liikkumiseen eri työpaikkojen välillä.
Jos autolla ajetaan säännöllisesti muissa maissa, kuljettajan tulisi silti olla valmis esittämään asiakirjoja. Tämä voi tulla ajankohtaiseksi poliisitarkastuksissa, erityisesti jos autolla ajetaan iltaisin, öisin, viikonloppuisin tai maassa, jossa kuljettaja oleskelee myös yksityisesti.
Kuljettajalla tulisi siksi olla mukanaan asiakirjoja, joista ilmenee:
että auto on työsuhdeauto,
että yritys omistaa auton tai sillä on oikeus käyttää sitä,
että kuljettajalla on oikeus käyttää autoa,
onko yksityiskäyttö sallittua,
ja mikä on matkan työperäinen tarkoitus.
Tässä yhteydessä AMVI card voi olla myös täydentävä asiakirja, jos auto ei ole kuljettajan nimissä ja halutaan osoittaa, että ajoneuvon omistaja on hyväksynyt käytön. Sitä tulisi pitää käytännöllisenä tukiasiakirjana, ei takeena siitä, että kaikki kansalliset vaatimukset on täytetty.
Ajaminen toisessa maassa yli 6 kuukautta
Jos työsuhdeautoa käytetään toisessa maassa yli 6 kuukautta, arviointi on usein tiukempaa. Monissa maissa viranomaiset voivat vaatia, että auto rekisteröidään siinä maassa, jossa sitä tosiasiallisesti käytetään.
Tämä tarkoittaa, että työsuhdeauto, jota käyttää pidemmän aikaa henkilö, joka asuu tai työskentelee toisessa maassa, voidaan joutua rekisteröimään uudelleen kyseisessä maassa. Tämä voi koskea myös tilanteita, joissa auto on edelleen toisessa maassa sijaitsevan yrityksen omistuksessa.
Joissakin maissa on poikkeuksia rekisteröintivaatimuksesta. Tällöin toimivaltaiselta viranomaiselta voidaan joutua hakemaan erityislupaa, jotta autolla voidaan ajaa ulkomaisilla rekisterikilvillä pidemmän ajan.
Pääsääntö on siis, että lyhytaikainen käyttö toisessa maassa voidaan usein hoitaa oikealla dokumentaatiolla, kun taas pidempiaikainen käyttö voi yleensä johtaa uudelleenrekisteröinnin vaatimukseen tai erityisen poikkeuksen tarpeeseen.
Yhteenveto
Kun työsuhdeautoa käytetään yksityisesti ulkomailla, oikeuden käyttää autoa tulisi käydä selvästi ilmi sopimuksesta tai valtakirjasta. Alle 6 kuukauden ajossa on erityisen tärkeää pystyä osoittamaan, että autoa käytetään yrityksen hyväksynnällä ja tarvittaessa myös, että yksityiskäyttö on sallittua.
Jos autoa käytetään toisessa maassa yli 6 kuukautta, on hyvä tarkistaa etukäteen, täytyykö auto rekisteröidä siellä. Monissa tapauksissa uudelleenrekisteröinti voi olla tarpeen, ellei sovelleta erityistä poikkeusta.
Jos dokumentaatiota halutaan täydentää, voidaan tilata AMVI card, mutta sitä tulisi käyttää tukena ajoneuvon omistajan luvan osoittamiseen eikä korvaamaan niiden sääntöjen tarkistamista, jotka ovat voimassa siinä maassa, jossa autoa käytetään.