Η οδήγηση εταιρικού αυτοκινήτου στο εξωτερικό απαιτεί συχνά περισσότερη τεκμηρίωση από ό,τι πιστεύουν πολλοί. Κατά κανόνα, ένα εταιρικό αυτοκίνητο πρέπει να είναι ταξινομημένο στη χώρα όπου είναι εγκατεστημένη η εταιρεία, εφόσον το όχημα έχει αγοραστεί ή μισθωθεί στο όνομα της εταιρείας. Αυτό ισχύει τόσο για εργαζομένους όσο και για πρόσωπα που είναι ιδιοκτήτες της ίδιας τους της εταιρείας.
Οι κανόνες επηρεάζονται κυρίως από τον τρόπο χρήσης του οχήματος, τη διάρκεια χρήσης του σε άλλη χώρα και το αν χρησιμοποιείται ιδιωτικά ή αποκλειστικά για επαγγελματικούς σκοπούς.
Ιδιωτική χρήση εταιρικού αυτοκινήτου
Εάν ένα εταιρικό αυτοκίνητο πρόκειται να χρησιμοποιηθεί ιδιωτικά στο εξωτερικό, αυτό θα πρέπει να αναφέρεται σαφώς στη σύμβαση εργασίας ή σε ξεχωριστή γραπτή άδεια από τον εργοδότη. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν το όχημα δεν είναι ταξινομημένο στο όνομα του οδηγού.
Σε έναν έλεγχο, η αστυνομία, οι τελωνειακές αρχές ή άλλη αρμόδια αρχή μπορεί να ζητήσει αποδεικτικά στοιχεία ότι ο οδηγός έχει πράγματι το δικαίωμα να χρησιμοποιεί το όχημα εκτός της χώρας ταξινόμησης. Γι’ αυτό είναι σκόπιμο να υπάρχουν μαζί με τον οδηγό έγγραφα που δείχνουν ποιος είναι ο ιδιοκτήτης του οχήματος, ποιος έχει δικαίωμα να το χρησιμοποιεί και αν επιτρέπεται η ιδιωτική χρήση.
Τέτοια έγγραφα μπορεί να είναι, για παράδειγμα, η σύμβαση εργασίας, μια βεβαίωση από τον εργοδότη ή άλλη εξουσιοδότηση. Όποιος επιθυμεί ένα ειδικό έγγραφο που να δείχνει ότι ο ιδιοκτήτης του οχήματος έχει εγκρίνει τη διεθνή χρήση του, μπορεί επίσης να παραγγείλει AMVI card. Το AMVI card είναι εξουσιοδότηση για τη διεθνή χρήση οχήματος που οδηγείται από πρόσωπο διαφορετικό από τον εγγεγραμμένο ιδιοκτήτη.
Ωστόσο, είναι σημαντικό να θυμάστε ότι ένα τέτοιο έγγραφο δεν αντικαθιστά τους τοπικούς κανόνες σχετικά με την ταξινόμηση, τη φορολογία, την ασφάλιση ή τις άδειες. Λειτουργεί κυρίως ως συμπληρωματικό αποδεικτικό στοιχείο ότι το όχημα χρησιμοποιείται με την έγκριση του ιδιοκτήτη.
Οδήγηση σε άλλη χώρα για λιγότερο από 6 μήνες
Εάν το εταιρικό αυτοκίνητο χρησιμοποιείται σε άλλη χώρα της ΕΕ για μικρότερο χρονικό διάστημα, για παράδειγμα λιγότερο από 6 μήνες, το όχημα μπορεί συνήθως να παραμείνει ταξινομημένο στη χώρα όπου είναι εγκατεστημένη η εταιρεία. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν το όχημα χρησιμοποιείται για εργασία, όπως για επισκέψεις σε πελάτες, πωλήσεις, επαγγελματικές αποστολές ή μετακινήσεις μεταξύ διαφορετικών χώρων εργασίας.
Σε περίπτωση τακτικής οδήγησης σε άλλες χώρες, ο οδηγός θα πρέπει παρ’ όλα αυτά να είναι έτοιμος να παρουσιάσει τεκμηρίωση. Αυτό μπορεί να χρειαστεί σε αστυνομικούς ελέγχους, ιδίως αν το όχημα οδηγείται το βράδυ, τη νύχτα, τα Σαββατοκύριακα ή σε χώρα όπου ο οδηγός παραμένει και για ιδιωτικούς λόγους.
Ο οδηγός θα πρέπει επομένως να έχει μαζί του έγγραφα που δείχνουν:
ότι το όχημα είναι εταιρικό αυτοκίνητο,
ότι η εταιρεία είναι ιδιοκτήτρια του οχήματος ή έχει δικαίωμα διάθεσής του,
ότι ο οδηγός έχει δικαίωμα να χρησιμοποιεί το όχημα,
αν επιτρέπεται η ιδιωτική χρήση,
και ποιος είναι ο επαγγελματικός σκοπός της μετακίνησης.
Σε αυτό το πλαίσιο, το AMVI card μπορεί επίσης να αποτελέσει συμπληρωματικό έγγραφο, εάν το όχημα δεν είναι στο όνομα του οδηγού και χρειάζεται να αποδειχθεί ότι η χρήση έχει εγκριθεί από τον ιδιοκτήτη του οχήματος. Θα πρέπει να θεωρείται πρακτικό υποστηρικτικό έγγραφο και όχι εγγύηση ότι πληρούνται όλες οι εθνικές απαιτήσεις.
Οδήγηση σε άλλη χώρα για περισσότερο από 6 μήνες
Εάν ένα εταιρικό αυτοκίνητο χρησιμοποιείται σε άλλη χώρα για περισσότερο από 6 μήνες, η αξιολόγηση γίνεται συχνά πιο αυστηρή. Σε πολλές χώρες, οι αρχές μπορούν να απαιτήσουν την ταξινόμηση του οχήματος στη χώρα όπου αυτό χρησιμοποιείται πραγματικά.
Αυτό σημαίνει ότι ένα εταιρικό αυτοκίνητο που χρησιμοποιείται για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα από πρόσωπο που ζει ή εργάζεται σε άλλη χώρα μπορεί να χρειαστεί να ταξινομηθεί εκ νέου εκεί. Αυτό μπορεί να ισχύει ακόμη και αν το όχημα εξακολουθεί να ανήκει σε εταιρεία σε άλλη χώρα.
Σε ορισμένες χώρες υπάρχουν εξαιρέσεις από την απαίτηση ταξινόμησης. Σε αυτή την περίπτωση μπορεί να χρειάζεται ειδική άδεια από την αρμόδια αρχή, ώστε το όχημα να μπορεί να οδηγείται με ξένες πινακίδες για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα.
Ο βασικός κανόνας είναι επομένως ότι η βραχυπρόθεσμη χρήση σε άλλη χώρα μπορεί συχνά να αντιμετωπιστεί με τη σωστή τεκμηρίωση, ενώ η μακροχρόνια χρήση μπορεί κατά κανόνα να οδηγήσει σε απαίτηση επαναταξινόμησης ή ειδικής εξαίρεσης.
Σύνοψη
Σε περίπτωση ιδιωτικής χρήσης εταιρικού αυτοκινήτου στο εξωτερικό, το δικαίωμα χρήσης του οχήματος θα πρέπει να αναφέρεται σαφώς σε σύμβαση ή εξουσιοδότηση. Κατά την οδήγηση για λιγότερο από 6 μήνες, είναι ιδιαίτερα σημαντικό να μπορεί να αποδειχθεί ότι το όχημα χρησιμοποιείται με την έγκριση της εταιρείας και, εφόσον ισχύει, ότι επιτρέπεται η ιδιωτική χρήση.
Εάν το όχημα χρησιμοποιείται σε άλλη χώρα για περισσότερο από 6 μήνες, θα πρέπει να ελεγχθεί εκ των προτέρων αν πρέπει να ταξινομηθεί εκεί. Σε πολλές περιπτώσεις μπορεί να απαιτείται επαναταξινόμηση, εκτός αν ισχύει ειδική εξαίρεση.
Όποιος θέλει να συμπληρώσει την τεκμηρίωσή του μπορεί να παραγγείλει AMVI card, αλλά αυτό θα πρέπει να χρησιμοποιείται ως υποστηρικτικό έγγραφο για την απόδειξη της άδειας από τον ιδιοκτήτη του οχήματος και όχι ως υποκατάστατο του ελέγχου των κανόνων που ισχύουν στη χώρα όπου πρόκειται να χρησιμοποιηθεί το όχημα.