Das Fahren eines Firmenwagens im Ausland erfordert häufig mehr Dokumentation, als viele vermuten. Grundsätzlich muss ein Firmenwagen in dem Land zugelassen sein, in dem das Unternehmen niedergelassen ist, wenn das Fahrzeug im Namen des Unternehmens gekauft oder geleast wurde. Das gilt sowohl für Arbeitnehmer als auch für Personen, die das Unternehmen selbst besitzen.
Die Regeln hängen vor allem davon ab, wie das Fahrzeug genutzt wird, wie lange es in einem anderen Land gefahren wird und ob es privat oder ausschließlich beruflich genutzt wird.
Private Nutzung eines Firmenwagens
Wenn ein Firmenwagen im Ausland auch privat genutzt werden soll, sollte dies klar im Arbeitsvertrag oder in einer separaten schriftlichen Genehmigung des Arbeitgebers festgehalten sein. Das ist besonders wichtig, wenn das Fahrzeug nicht auf den Namen des Fahrers zugelassen ist.
Bei einer Kontrolle können Polizei, Zoll oder andere Behörden einen Nachweis verlangen, dass der Fahrer tatsächlich berechtigt ist, das Fahrzeug außerhalb des Zulassungslandes zu nutzen. Deshalb ist es sinnvoll, Unterlagen mitzuführen, aus denen hervorgeht, wer Eigentümer des Fahrzeugs ist, wer es nutzen darf und ob eine private Nutzung erlaubt ist.
Eine solche Unterlage kann zum Beispiel ein Arbeitsvertrag, eine Bescheinigung des Arbeitgebers oder eine andere Vollmacht sein. Wer ein gesondertes Dokument wünscht, das zeigt, dass der Fahrzeugeigentümer die internationale Nutzung genehmigt hat, kann auch AMVI card bestellen. AMVI card ist eine Vollmacht für die internationale Nutzung eines Fahrzeugs, das von einer anderen Person als dem eingetragenen Eigentümer gefahren wird.
Wichtig ist jedoch, dass ein solches Dokument lokale Vorschriften zu Zulassung, Steuern, Versicherung oder Genehmigungen nicht ersetzt. Es dient vor allem als unterstützender Nachweis dafür, dass das Fahrzeug mit Zustimmung des Eigentümers genutzt wird.
Fahren in einem anderen Land für weniger als 6 Monate
Wenn der Firmenwagen in einem anderen EU-Land für einen kürzeren Zeitraum genutzt wird, beispielsweise weniger als 6 Monate, kann das Fahrzeug normalerweise weiterhin in dem Land zugelassen bleiben, in dem das Unternehmen niedergelassen ist. Das gilt insbesondere dann, wenn das Fahrzeug beruflich genutzt wird, etwa für Kundenbesuche, Verkaufstermine, Aufträge oder Fahrten zwischen verschiedenen Arbeitsorten.
Bei regelmäßigen Fahrten in andere Länder sollte der Fahrer dennoch darauf vorbereitet sein, Unterlagen vorzuzeigen. Das kann bei Polizeikontrollen relevant werden, insbesondere wenn das Fahrzeug abends, nachts, an Wochenenden oder in einem Land gefahren wird, in dem sich der Fahrer auch privat aufhält.
Der Fahrer sollte daher Dokumente mitführen, aus denen hervorgeht:
dass es sich um einen Firmenwagen handelt,
dass das Unternehmen das Fahrzeug besitzt oder darüber verfügen darf,
dass der Fahrer berechtigt ist, das Fahrzeug zu nutzen,
ob private Nutzung erlaubt ist,
und welchem beruflichen Zweck die Fahrt dient.
In diesem Zusammenhang kann AMVI card ebenfalls ein ergänzendes Dokument sein, wenn das Fahrzeug nicht auf den Namen des Fahrers zugelassen ist und nachgewiesen werden soll, dass die Nutzung vom Fahrzeugeigentümer genehmigt wurde. Es sollte als praktischer Nachweis verstanden werden, nicht als Garantie dafür, dass alle nationalen Anforderungen erfüllt sind.
Fahren in einem anderen Land für mehr als 6 Monate
Wenn ein Firmenwagen in einem anderen Land länger als 6 Monate genutzt wird, fällt die Beurteilung häufig strenger aus. In vielen Ländern können die Behörden verlangen, dass das Fahrzeug in dem Land zugelassen wird, in dem es tatsächlich genutzt wird.
Das bedeutet, dass ein Firmenwagen, der über einen längeren Zeitraum von einer Person genutzt wird, die in einem anderen Land lebt oder arbeitet, dort möglicherweise umgemeldet werden muss. Das kann auch dann gelten, wenn das Fahrzeug weiterhin einem Unternehmen in einem anderen Land gehört.
In einigen Ländern gibt es Ausnahmen von der Registrierungspflicht. Dann kann eine besondere Genehmigung der zuständigen Behörde erforderlich sein, damit das Fahrzeug über einen längeren Zeitraum mit ausländischen Kennzeichen gefahren werden darf.
Die Grundregel lautet daher: Eine kurzfristige Nutzung in einem anderen Land lässt sich häufig mit der richtigen Dokumentation handhaben, während eine längere Nutzung in der Regel zu einer Pflicht zur Ummeldung oder zu einer besonderen Ausnahmegenehmigung führen kann.
Zusammenfassung
Bei privater Nutzung eines Firmenwagens im Ausland sollte das Recht zur Nutzung des Fahrzeugs klar in einem Vertrag oder einer Vollmacht festgehalten sein. Bei Fahrten von weniger als 6 Monaten ist es besonders wichtig, nachweisen zu können, dass das Fahrzeug mit Genehmigung des Unternehmens genutzt wird und, falls relevant, dass auch die private Nutzung erlaubt ist.
Wenn das Fahrzeug in einem anderen Land länger als 6 Monate genutzt wird, sollte im Voraus geprüft werden, ob es dort zugelassen werden muss. In vielen Fällen kann eine Ummeldung erforderlich sein, sofern keine besondere Ausnahme gilt.
Wer seine Dokumentation ergänzen möchte, kann AMVI card bestellen. Es sollte jedoch als unterstützender Nachweis für die Genehmigung des Fahrzeugeigentümers verwendet werden und nicht als Ersatz dafür, die Regeln des Landes zu prüfen, in dem das Fahrzeug genutzt werden soll.